Para que los trabajadores conozcan sus obligaciones y competencias, así como los modelos de gestión de riesgos de la empresa, es fundamental la formación interna en materia de cumplimiento normativo. Y es importante no solo para las grandes empresas, sino también para las pymes. Es por eso que las empresas con experiencia en esta materia se pueden convertir en guías a la hora de diseñar el plan formativo de aquellas que tienen poco presupuesto.

La formación interna es un pilar básico en materia de cumplimiento normativo, porque, a través de ella, los empleados pueden conocer los modelos de organización y gestión de riesgos de la empresa. Además, permite que los trabajadores tengan claro cuál es su papel en estos programas, cuáles son sus obligaciones y competencias, y cuáles las consecuencias de su incumplimiento. Todo un dique de contención que evite fugas que puedan culminar en una demanda contra la empresa.

Si bien no todas las compañías disponen del mismo presupuesto a la hora de abordar la confección y ejecución de los programas de formación, existe una serie de claves para conseguir enfrentar con éxito el desafío de minimizar los riesgos en la organización. En este sentido, la experiencia de los responsables de cumplimiento normativo de empresas como Telefónica, Iberdrola, Abengoa, Makro o Bankia, pueden guiar a las pymes en esta labor a la hora de diseñar su plan formativo. Los compliance officer de estas grandes compañías compartieron sus métodos de trabajo en un evento celebrado por la Asociación Española de Compliance (ASCOM).

Un estilo de vida

El objetivo último de la formación en compliance debe ser que el código de conducta se incorpore al estilo de vida de los trabajadores en la empresa. Esta cultura de cumplimiento debe promoverse de arriba abajo. Según Eduardo Pérez, director de Asesoría Jurídica y Compliance de Makro, “los primeros que tienen que estar muy mentalizados de la obligación del cumplimiento son los altos directivos". El responsable del área en Makro es partidario de programas formativos que animen a los empleados a contactar con el departamento de compliance cuando tengan dudas sobre corrupción, transparencia o protección de datos. En los últimos años se han dado cuenta de que funcionan mejor acciones de mesas redondas, charlas con la plantilla, de manera bilateral, incluso tratando temas que han sucedido en la empresa.

Esta metodología es, según Pablo Miranda head of compliance del Banco Industrial y Comercial de China (ICBC) en España, una manera eficaz para conseguir integrar el adn de cumplimiento entre personas de muy diversa cultura. Saber detectar y resolver la situación, crear un training ad hoc, rápido, presencial, transmitiendo al profesional como tienen que reaccionar, funciona mejor y consigue que la cultura de cumplimiento cale más en la empresa, afirma desde su experiencia Miranda. Hay que tener en cuenta que el departamento de compliance, subraya, se hace cargo del principal valor de la compañía, que es la reputación (esencial en un banco).

'Influencers'

Todo lo que implique una experiencia favorece que las personas se queden con el mensaje, explica Lidon Safón, compliance officer en Telefónica España. La compañía ha apostado por reforzar la cultura de cumplimiento a través de una red de compliance influencers, porque el mensaje lanzado por los propios compañeros se valora más positivamente y ayuda a sentir la misión de la compañía como propia. Por ejemplo, Telefónica hizo un casting entre sus empleados para que protagonizaran una serie en formato. De los más de cien trabajadores que se presentaron, finalmente, fueron seleccionados dieciocho, que han grabado los seis capítulos que, en tono de comedia, tratan sobre cuestiones básicas de cumplimiento normativo (sobornos, protección de datos, etc.).

Mejor poco, que "mucho y mal"

Las pymes se enfrentan a dificultades técnicas a la hora de diseñar un programa formativo, hay menos tiempo y recursos. En este sentido, es mejor optar por poca formación que “mucha y mal”, según indica la responsable académica del Instituto de Estudios de Compliance, Esperanza Hernández, que ha insistido en no olvidar que esta actividad “es un arma de doble filo que puede acabar resultando contraproducente” si no se diseña bien.

Transparencia

Otra clave es que todos conozcan que disponen de un canal de denuncias y un protocolo de protección al denunciante. Los responsables de compliance no recomiendan, sin embargo, la denuncia anónima porque dificulta mucho la investigación, lo que puede tener consecuencias a la hora de detectar y eliminar comportamientos altamente peligrosos. En este sentido, Pérez señala que en su compañía las denuncias de incidentes han ido creciendo porque hay más transparencia.

A medida

En el diseño del plan formativo, los expertos recomiendan echar imaginación y definir bien desde el principio los colectivos a quien va dirigida. Cristina Viñets, chief compliance officer de la inmobiliaria Haya Real State, es partidaria de apoyarse en el departamento de marketing y de fragmentar los cursos a la plantilla por normativas. Determinados colectivos o grupos necesitan un extra de formación por su posición de riesgo.

Recursos Humanos

La formación compliance debe coordinarse con los distintos departamentos de la empresa. Juan Manuel Casco, director corporativo de cumplimiento normativo de Bankia (una compañía que invierte una media de 250 euros por empleado en cursos), aboga, en este sentido, porque la metodología y contenido lo decidan los directores de cumplimento, pero en estrecha colaboración con el departamento de recursos humanos. Se trata de responsabilidades compartidas, afirma el experto.

Guardar evidencias

Una actividad formativa adecuada y un sistema de alertas adecuado reducirán el riesgo de que la compañía se enfrente a un juicio. Pero, en el caso de que este llegue, hay que aportar evidencias de que se implementó el programa de cumplimiento y se hizo todo lo posible para. Por eso, un paso previo al diseño del concreto plan formativo es el de cómo documentarlo. Lo importante, señala Miguel Ángel Jiménez-Velasco, chief compliance officer de Abengoa, es poder probar que la formación para el trabajador ha existido antes del delito. Por eso, hay soluciones, como el acta notarial o copias de disco duro, que permiten imprimir algún tipo de sello del tiempo fecha y recursos. Preservar la información , de manera que se puede demostrar que no ha podido ser manipulada es otra de las cuestiones que la empresa debe tener en cuenta. Por último, hay que contar en muchos casos con la auditoría de un tercero que certifique los documentos.

 

 

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