Josep Maria Ganyet, etnógrafo digital: "La aplicación de la metodología sprint en un proceso de creación permite pasar de idea a prototipo funcional en sólo cinco días, ahorrando incontables horas de reuniones y procesos de decisión improductivos. En un calendario de cinco días se decide por dónde empezar a desarrollar una idea, donde focalizar los esfuerzos y cómo se materializará en forma de producto."

Lunes, diez de la mañana en una casa señorial en la Toscana. Unas treinta personas nos sentamos alrededor de varias mesas mientras quien nos ha convocado presenta en cinco minutos el objetivo de los cinco próximos días: crear una aplicación móvil. Viernes a las seis tarde debemos tener un prototipo funcional, un plan de marketing y una estrategia de comunicación para su lanzamiento.

En la sala hay profesionales venidos de Estados Unidos, de Alemania, Rusia, de Italia y de Catalunya. Algunos nos conocemos, de otros he oído hablar pero la mayoría son tan desconocidos para mí como los trabajos a los que se dedican. En la sala hay (perdón por el abuso de anglicismos): chief designer officers, chief technology officers, arquitectos de información, diseñadores de experiencias, diseñadores de aplicaciones, especialistas en blockchain, especialistas en branded content, analistas en inteligencia de negocio, growth hackers, gestores de comunidades y una especialista en sprint entre otros perfiles. Si no le suenan no se preocupe demasiado; la mayoría no hace demasiado que no existían.

Quien nos hace la presentación es la especialista en sprint. El sprint es una metodología creada en Stanford y refinada por el diseñador de Google Jake Knapp. Su aplicación en un proceso de creación permite pasar de idea a prototipo funcional en sólo cinco días, ahorrando incontables horas de reuniones y procesos de decisión improductivos. En un calendario de cinco días se decide por dónde empezar a desarrollar una idea, donde focalizar los esfuerzos y cómo se materializará en forma de producto. Esto es aplicable a la creación de una aplicación, de una start-up, de un departamento o a la transformación de una empresa.

Las sesiones se realizan de lunes a viernes y duran ocho horas, de las diez de la mañana a las seis de la tarde. Empiezan a las diez y no antes que los asistentes tengan tiempo de resolver comunicaciones personales antes de entrar a las sesiones donde no se permite interrupciones externas ni ninguna actividad que no tenga que ver con el proyecto. El tiempo de calidad sin interrupciones es uno de los temas clave.

El lunes se dedica a recoger ideas sobre cómo será el producto, imaginarlo terminado, y a dibujar una hoja de ruta hacia el producto final (dibujar en lápiz y papel es otra clave). Un aspecto muy relevante de este primer día son las sesiones de pregunta al experto. A lo largo del día, una serie de expertos en diferentes ámbitos hacen unas charlas relámpago, una especie de sesiones de TED –presenciales o por videoconferencia- abiertas a las preguntas de la audiencia. El objetivo es abrir el foco y desvelar problemas desconocidos a los asistentes. Es sorprendente la cantidad y la calidad de la información que los expertos están dispuestos a compartir y como una opinión cualificada acelera el proceso de toma de decisiones. El día termina con un mapa claro del viaje que hará el usuario con nuestra aplicación desde que la descarga hasta que llega a cumplir su objetivo.

El martes, cada uno de los asistentes crea bocetos (de nuevo lápiz y papel) de los posibles pasos del viaje del usuario hasta su objetivo. Al fin del día se consideran todas las soluciones aportadas, sin críticas y sin tomar aún ninguna decisión sobre qué se desarrollará. Se debaten las soluciones, se remezclan, se mejoran y se dejan descansar hasta el día siguiente.

El miércoles es cuando todos los miembros del equipo de manera individual revisan los bocetos –claramente visibles colgados en las paredes de la sala- y votan la solución que les parece mejor. La solución ganadora se desarrolla con más detalle y se crea un storyboard especificando todas las posibles acciones del usuario y los resultados de la aplicación.

El jueves es el día del prototipado. El storyboard del día anterior se convierte en un prototipo funcional del mínimo producto viable para que los usuarios puedan evaluar. Se construye de la manera más eficiente posible, sin programar nada, sólo con el diseño visual de las pantallas y con cualquier herramienta que nos permita enlazar imágenes para simular una navegación; herramientas de presentación como PowerPoint o Keynote ya nos valen.

El prototipo se somete finalmente a la evaluación de los usuarios el viernes. El entrevistador les propone una serie de acciones que deben realizar mientras la sesión se filma y se retransmite en directo a los miembros del equipo, que desde otra sala toman notas de las reacciones del usuario. Las notas servirán para la toma final de decisiones, decisiones basadas en datos reales de usuarios que a menudo contradicen las hipótesis iniciales de los expertos.

Knapp desarrolló esta metodología en Google en el 2008, el año en que tuvo su primer hijo. Se dio cuenta de que sus jornadas en la oficina eran básicamente incontables horas de reuniones, interrumpidas por ratos de trabajo efectivo; trabajo es lo que haces mientras no estás reunido. Esto le impedía estar con su hijo tanto como quería. Probó de concentrar todas las reuniones en lunes, en una suerte de taller con todo el equipo; aumentaba la eficiencia de la toma de decisiones y le liberaba el resto de días para realizar trabajo efectivo. Poco a poco los objetivos de los talleres fueron más ambiciosos y se extendieron a dos días, a tres y finalmente a la toda semana laboral y de ahí al método.

Con un problema bien definido, con el equipo adecuado y con tiempo de calidad, el método sprint permite recoger datos de uso reales de los usuarios en sólo cinco días, datos que en un ciclo tradicional de idea-creación-distribución tardaríamos meses o años obtener. Los tres puntos claves del método son el papel, las personas y el tiempo: el papel, el entorno donde somos más creativos; las personas, aunque no entendamos a qué se dedican; y el tiempo de calidad, sin móviles ni interrupciones.

 

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