A menudo nos sentimos abrumados por la gran cantidad de trabajo que debemos hacer en un tiempo limitado. Financial Times propone algunos métodos para aprender a tomar decisiones inteligentes que te permitan lograr tus objetivos, incluso aunque estés pasando por un pico de mucho trabajo.

¿Estás en medio de un cacao mental fruto de un montón de demandas que compiten para lograr tu atención? Solo necesitas centrarte, ¿pero en qué?

Encontrar una manera de tomar las decisiones adecuadas en el orden correcto se ha convertido en una obsesión para muchos trabajadores estresados.

Brigid Schulte, autora de Overwhelmed (“Agobiado”), dice que cuando nos abrumamos por el trabajo tendemos a formarnos una visión en túnel “que limita nuestra capacidad de ver con claridad o de tomar decisiones inteligentes.”

“Tu ancho de banda cognitivo solo puede enfocarse en lo que tiene directamente enfrente: la emergencia que surge en el trabajo, los mensajes que rebosan en la bandeja de entrada, todas las reuniones que de pronto aparecen en tu calendario.”

¿Cómo sugieren los expertos que prioricemos?

¿Problemas con las prioridades?

La sobrecarga de tareas se ve agravada por la borrosa división entre el trabajo y la vida personal. Julie Morgenstern, experta en productividad y autora de Never Check E-mail in the Morning (“Nunca mires el e-mail por las mañanas”), explica que sus clientes descubren al final de la jornada laboral que apenas han abordado su lista de tareas, de modo que terminan haciéndolas en casa a través de la tecnología.

"Están tan cansados que por las mañanas se sienten colapsados.” Para compensarlo quizás acaban haciendo algunas tareas domésticas mientras se encuentran en la oficina, añade.

Las estructuras planas y la falta de atención de las organizaciones hacia la capacidad de los empleados para gestionar su carga de trabajo, pueden aumentar la sobrecarga. Un informe de McKinsey expone que “el mito del tiempo infinito se experimenta más dolorosamente a través de la proliferación de grandes iniciativas estratégicas y de proyectos especiales… El resultado es una sobrecarga de iniciativas: los proyectos se añaden al trabajo cotidiano.”

Además, muchas personas están confundidas acerca de sus roles, afirma David Allen, autor de Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (“Organízate con eficacia”). Cuando existe ambigüedad sobre los roles o la estrategia es fácil perderse en las malas hierbas de la distracción. Lo describe como el "estrés de la oportunidad", señalando que si "te encontraras atrapado en un incendio no tendrías ningún problema para decidir cuáles son tus prioridades.”

La gente prefiere hacer las cosas en lugar de pensar por qué las hace, afirma Chris Bailey, autor de Hyperfocus: How to Work Less to Achieve More (“Hyperfocus: Cómo trabajar menos y lograr más”). “Estar ocupados nos hace sentir importantes.” De hecho, explica, independientemente de la posición que tienes en la jerarquía del trabajo, muy pocas tareas son realmente "importantes".

Una investigación sobre la carga de trabajo de los médicos de urgencias demostró que "bajo unas condiciones de gran carga de trabajo, las personas pueden tender a completar primero las tareas más fáciles para administrar su carga laboral.” Los investigadores lo llamaron “sesgo de finalización”. En el corto plazo (un turno de hospital), los médicos parecían ser más productivos al ver a más pacientes. Sin embargo, eran más propensos a retrasar las tareas más difíciles. Al final era probable que los médicos con una carga de trabajo menos exigente fueran en realidad los encargados de afrontar los casos más complicados.

Bradley Staats, profesor asociado de Operaciones en Kenan-Flagler Business School de la Universidad de Carolina del Norte, explica que es importante identificar patrones en la forma en la que los empleados organizan su trabajo. "Puede haber un momento en el que realmente sea mejor asumir la tarea más fácil, ya que necesitamos un descanso, y eso nos dará el impulso necesario para luego hacer el trabajo más difícil.”

En otro estudio Staats descubrió que los radiólogos reordenan su cola de tareas de manera improductiva. “A menudo sin darnos cuenta tomamos decisiones poco óptimas relacionadas con la forma en la que hacemos nuestro trabajo. Además de analizar la complejidad y el volumen de tareas a realizar, los sistemas [incluidas las herramientas de TI] pueden ser útiles a la hora de hacer recomendaciones.”

Priorización, no procrastinación

La búsqueda implacable de la herramienta de priorización perfecta puede convertirse, a su vez, en un modo de procrastinar. La popular Matriz de Eisenhower, por ejemplo (creada por el ex Presidente de los EEUU Dwight Eisenhower y citada en el clásico de la gestión “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen Covey), divide las tareas en cuadrantes: hacer, planificar, delegar y eliminar.

"Lo que pasa con la productividad es que todas las personas están organizadas de manera diferente,” afirma Bailey. “Algunas personas son jefes ejecutivos y otras son asistentes de administración. No creo que haya algo que funcione bien para todo el mundo.”

Priorización inflexible

Cuando no puedas ver las cosas con claridad, deja de pensar y clarifica tus metas. Todas las personas que suelen hacer listas saben que anotar las tareas ayuda a tener las cosas más claras. Una investigación ha demostrado que hacer un plan para volver a una tarea en una fecha posterior evita que el cerebro se preocupe tanto por la misma.

Como lo expresaban los autores de dicho estudio, "el inconsciente sabe cómo y cuándo actuar y, así, en cierto sentido, se resuelve la incertidumbre de la tarea no terminada.”

Morgenstern les pide a sus clientes que identifiquen un objetivo en su vida laboral, tal vez para obtener una promoción o para ser un buen miembro del equipo. Luego nombran las actividades que les ayudarán a lograr dicho objetivo.

Ella afirma que esto es "fundamental" porque te proporciona una metodología para establecer prioridades: ¿Esta actividad me lleva a mi objetivo? Si no es así, no la hagas.

Morgenstern también explica cómo manejar situaciones en las que tus intenciones podrían descarrilar. "Alguien te pide que hagas algo que no te lleva a ese objetivo, pero no quieres ser mala persona.” Entonces tienes que preguntarte: "Si digo que sí a esto que me piden, ¿a qué diré que no?"

Sugiere que expliques que estás diciendo que no porque tienes otras prioridades. "Si tienes tiempo, explica que te cogió en un mal momento pero que te complace poder ayudarle ahora. Esto establecerá la expectativa de que normalmente no puedes hacerlo, de modo que no te harán futuras solicitudes de forma indiscriminada.”

Morgenstern reconoce que la mayoría de personas tienen trabajos que son principalmente reactivos, como los médicos o las personas que se dedican a las ventas. A menudo, "no puedes llenar tu día con tus propias cosas y esperar que nadie más te moleste.”

Morgenstern sugiere que intentemos estudiar cuánto tiempo podemos controlar y concentrarnos en nuestras prioridades en proporción a la semana laboral entera.

El correo electrónico y las herramientas de colaboración en los lugares de trabajo como Slack, deben gestionarse por tandas, explica Morgenstern. “No estés continuamente procesándolas. Mirar el correo cada siete minutos es completamente ineficiente.”

Consejos anticuados

Otros tienen diferentes métodos estratégicos para priorizar. Daniel Levitin, neurocientífico y autor de The Organized Mind (“La mente organizada”), opta por un método un poco anticuado. Lleva a todas partes tarjetitas para anotar información y escribir ideas sobre proyectos en curso y cosas pendientes que debe hacer.

Las clasifica en orden de prioridad antes de irse a la cama y, cuando se despierta, vuelve a priorizar y hace algunos ajustes. "Eso mejora mi foco de atención y reduce la confusión mental mientras trabajo.” Entre 5 y 10 tarjetas es lo óptimo. Si hay más las pone en un montón en las que especifica que son para "más tarde" o que están "en suspenso".

Bailey trabaja con una "regla de tres". Al comienzo del día se pregunta qué tres cosas le gustaría haber logrado al final del día. Lo hace todos los días, todas las semanas y todos los años. Sin embargo, reconoce que la mayoría de las personas necesitan hacer más de tres cosas al día para mantener su trabajo.

Elizabeth Emins, autora de Life Admin: How I learnt to Do Less, Do Better, and live More (“Administrador de vida: cómo aprendí a a hacer menos, a hacerlo mejor y a vivir más”), examina sus prioridades cada semana, dividiéndolas en varios roles (madre, persona, escritora, maestra, académica) antes de decidir cuál de esas necesidades debe priorizar.

También sugiere buscarse a alguien más para hablar sobre las tareas y determinar las prioridades de ambos. Puede ayudarte a mantenerte responsable, aunque puede resultar desmoralizador si no logras hacer tantas cosas como tu compañero de administración.

 

*Jacobs, Emma. “How to prioritise your to-do list in the fog of competing demands". Financial Times, 03/04/2019 (Artículo consultado online el 04/04/2019).

Acceso a la noticia: https://www.ft.com/content/51965bec-4fea-11e9-b401-8d9ef1626294

 

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