Los grandes espacios abiertos y con muchos cristales pueden acabar convirtiéndose en un entorno de trabajo ruidoso, pésimo para la motivación y para la productividad. Una señal alarmante de que puedes tener un problema: que todo el mundo lleve auriculares en la oficina. Human Resource Executive Online muestra uno de los problemas básicos que surgen de la modernización de los entornos laborales y ofrece algunas posibles soluciones.

The Swig Co. es una empresa inmobiliaria de San Francisco que posee y administra más de 800.000 metros cuadrados de espacio de oficinas en ambas costas de EEUU, la mayor parte de ellas en el mercado de la Bahía de la ciudad californiana, donde las compañías tecnológicas compiten para alquilar oficinas modernas.

Un problema: las oficinas que posee Swig no eran precisamente punteras.

Durante 20 años, la sede central de la empresa fueron unas oficinas que pertenecían a Swig en un edificio histórico de ladrillos del distrito financiero de San Francisco. A menudo la empresa trabajaba con clientes que buscaban oficinas espaciosas y modernas, pero su propio espacio era “extremadamente tradicional”, con paneles de madera conformes al estilo de un edificio de 1891, afirma Jay Scholten, Vicepresidente de Administración de Activos de la compañía.

En 2015, los directivos de la empresa decidieron que era hora de trasladarse y querían un diseño moderno y abierto que impresionara a los clientes.

“Al menos en San Francisco parecía tener sentido… cambiar el entorno… para mostrar nuestra relevancia,” declara Scholten, que lideró el proyecto de modernización. “Queríamos mostrar, usando nuestra propia oficina, cómo los clientes podían resolver sus problemas.”

La empresa se trasladó a un espació cercano en el mismo edificio, reservando algunas oficinas privadas pero en general adoptando un diseño abierto con muchos cristales y espacios abiertos. Las reacciones de los clientes fueron alentadoras, afirma Scholten. Las nuevas oficinas “parecían tener impacto en las empresas tecnológicas y en las start-ups.

La nueva oficina también gustó al personal de Swig, al principio.

Pero no mucho después del traslado, los directivos de Swig descubrieron el lado oscuro del diseño de una oficina abierta: las grandes salas llenas de trabajadores tienden a ser ruidosas, con muchas conversaciones a la vez en marcha que a los trabajadores les son difíciles de ignorar, afectando así a la productividad.

Desde el comienzo, dice Scholten, “esta fue una de nuestras mayores preocupaciones, ¿cómo nos protegemos de las distracciones?”

Scholten y sus colegas también descubrieron que las oficinas abiertas pueden ser demasiado silenciosas, por lo que los trabajadores podían carecer de “privacidad para hablar”, es decir, de la posibilidad de tener una conversación confidencial en persona o por teléfono sin que todo el mundo en la oficina la escuchara.

Muchas organizaciones hacen exactamente lo que Swig hizo; modernizan sus oficinas y luego descubren los problemas de ruido, dice Mara Baum, una arquitecta de San Francisco de la firma Hok. Baum no estuvo involucrada en el proyecto Swig, pero como líder del departamento de diseño de salud y bienestar de su empresa, ya ha visto el mismo problema antes. Ella considera el ruido, junto con la calidad del aire y la temperatura, un factor que puede determinar si una oficina es saludable.

Para las compañías que dejan un diseño de oficina tradicional, con trabajadores acostumbrados a oficinas privadas, la adaptación a una oficina abierta “puede suponer un gran shock… sobre todo si una empresa deja a su suerte a la gente sin ningún cambio en la gestión o en la comunicación sobre qué esperar,” afirma Baum.

El problema, señalan ella y otros expertos, no es solo el tamaño de la sala. Muchas compañías buscan diseños elegantes con muchos cristales, piedra pulida u otras superficies duras que hacen rebotar las ondas sonoras, dice Baum. “Puedes tener un espacio bonito que sea acústicamente terrible,” sentencia.

“A los arquitectos se les pide que diseñen espacios que parezcan muy bonitos, pero acústicamente son penosos,” coincide Brian Atkinson, Jefe de Desarrollo de Clientes de Acoustics by Design Inc., una empresa de ingeniería acústica y consultoría de Michigan. Para cuando su empresa es llamada para ayudar, a menudo seis meses después de que la oficina haya sido remodelada, “todo el mundo se siente desdichado y muchos llevan auriculares” para evitar el ruido, afirma.

¿Colaboración o cacofonía?
Las oficinas abiertas han ganado popularidad como método para promover un entorno colaborativo y también para ahorrar dinero. Pero muchos investigadores han concluido que los problemas de ruido y de privacidad para hablar pueden reducir la productividad y la satisfacción del trabajador.

En un estudio de 2013 citado a menudo, investigadores de la University of Sydney, Australia, concluyeron que las oficinas abiertas llegan con una contrapartida: puedes crear un entorno colaborativo, pero “los diseños de planta abierta son ampliamente reconocidos como más disruptivos debido al ruido incontrolable.” Tras analizar las respuestas en una encuesta entre más de 25.000 trabajadores, los investigadores concluyeron que los “beneficios de una mayor facilidad en la interacción… eran más pequeños que las desventajas" que conllevan las oficinas abiertas.

Un análisis por separado de los resultados de la encuesta mostró que cerca del 80% de los trabajadores en las oficinas abiertas citan el ruido o la falta de privacidad como razones para no estar satisfechos con su lugar de trabajo.

La compañía de investigación Kelton encontró que la mayoría de trabajadores piensan que las oficinas abiertas dañan a su productividad, según un informe publicado en 2014 por Cornerstone on Demand, un proveedor de software de gestión de talento de California. La encuesta llevada a cabo entre más de 2.000 trabajadores encontró que el 37% cree que una oficina cerrada es la disposición de oficina más productiva, mientras que solo el 19% pensó que una oficina abierta era lo mejor. Los resultados fueron similares para los trabajadores de la generación millennial, los baby boomers y también para los de la Generación X.

Encontrar respuestas
Hay maneras de arreglar los problemas de ruido en las oficinas, dicen los arquitectos e ingenieros acústicos, aunque pocas soluciones son baratas. Es tan simple como un A, B, C: (A)bsorber, (B)loquear o (Cu)brir el ruido.

Placas de techo acústicas, cubiertas para el suelo o paneles hechos de madera, espuma o tela pueden absorber el sonido, mientras que las paredes interiores pueden bloquearlo.

Cubrir el ruido en la oficina implica una nueva herramienta: tecnología que lo enmascara mediante sonido ambiente, reduciendo las distracciones y también creando más privacidad, de modo que los trabajadores puedan tener conversaciones confidenciales en sus escritorios.

Esta última fue la solución que eligieron los ejecutivos de Swig. Invirtieron en un sistema de enmascaramiento de sonido de Cambridge Sound Management, una empresa con sede en Boston. El sistema utiliza altavoces discretos para llenar una oficina con un leve sonido diseñado para enmascarar el ruido de las voces. Aunque apenas es detectable, el sonido hace que las voces distantes sean ininteligibles, afirma David Sholkovitz, Vicepresidente de Marketing de Cambridge. Eso evita que los trabajadores se distraigan con una conversación del otro lado de la sala, dice.
Sholkovitz dice que el coste de dicho sistema oscila entre 10 y 20 dólares por metro cuadrado, sin incluir la instalación, que normalmente la realiza un proveedor local.

El principio detrás del enmascaramiento del sonido es que el cerebro humano se centra instintivamente en las conversaciones cercanas, por lo que es difícil para los trabajadores dejar de sintonizar con esas distracciones, incluso si se esfuerzan por no escuchar a escondidas. Pero si la conversación se hace ininteligible por un ruido de enmascaramiento, los trabajadores pueden centrarse más fácilmente en su trabajo.

Swig es feliz con los resultados.

“Ha sido realmente un acierto,” dice Scholten. En raras ocasiones, el sistema de enmascaramiento de sonido puede bloquear las voces que los trabajadores quieren oír, pero en general cumple con su trabajo discretamente, afirma. “Diría que el 80% de nuestros trabajadores ni siquiera saben que lo tenemos instalado,” dice Scholten.

Swig también tomó otras medidas, como añadir pequeñas salas en las que los trabajadores pueden tener reuniones privadas o realizar llamadas telefónicas. Los expertos señalan que añadir espacios privados es el enfoque más común para arreglar un problema de ruido en una oficina abierta. Baum dice que su primer instinto para arreglar una oficina ruidosa es "crear una serie de habitaciones pequeñas.” Ahora que los arquitectos reconocen los inconvenientes de una oficina abierta, dice, "entendemos el valor de las mismas.”

“Tengo un sueño: algún día la gente va a pensar en cómo suena una sala antes de que sea demasiado tarde,” concluye Atkinson de Acoustics by Design.

 

*Robinson, Jack. “A not-so-quiet little problem: noise!”. Human Resource Executive Online, 18/07/2017 (Artículo consultado online el 24/07/2017).

Acceso a la noticia: http://hreonline.com/HRE/view/story.jhtml?id=534362783&

 

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