La oficina no es solo un lugar de trabajo también lo es de encuentro. El espacio se percibe cada vez más como un instrumento clave para retener talento y captar clientes. La flexibilidad y la polivalencia son aspectos vitales, junto a la tecnología, en el entorno físico laboral.

Si está en la oficina mire a su alrededor. ¿Se siente bien? ¿qué necesitaría para sentirse mejor y trabajar más a gusto? Recuerde cómo era y cómo es hoy. Hay diferencias, igual que en los instrumentos que utiliza hoy y que están sobre su mesa. Los entornos de trabajo han evolucionado mucho, en función de la cultura dominante y de los cambios en la forma de trabajar. Así, en el pasado había un concepto estático del espacio, marcado por el posicionamiento jerárquico de sus empleados, por un control horario estricto de la actividad y la falta de tecnología en las oficinas. Eran otros tiempos. Los espacios se diseñaban en función de la jerarquía, con espacios individuales. Se buscaba cumplir una función puramente productiva, sin dar valor a la comunicación e intercambio del conocimiento y mucho menos pensando en conceptos de sostenibilidad ni eficiencia.

Pero eso ha cambiado. Anna Gener, socia directora en Barcelona de Aguirre Newman, explica que “las empresas de hoy se diseñan con estructuras más flexibles y menos jerarquizadas. Los profesionales son, sin duda, quienes más han evolucionado junto a la tecnología. La posibilidad de flexibilidad horaria, junto con la disponibilidad de tecnología 24 horas al día y 7 días a la semana que permita la accesibilidad a la información, documentos y herramientas de gestión de la compañía, hace que la movilidad sea un factor más y facilite la gestión del tiempo”.

Por todo ello, hay un cambio sustancial.“El diseño de las oficinas tiende a espacios abiertos, accesibles y sin barreras jerárquicas, donde las necesidades individuales y colectivas quedan cubiertas con espacios flexibles y polivalentes, donde se potencia el intercambio de conocimiento y se fomenta el desarrollo profesional dotando de conexiones para los medios tecnológicos más necesarios para el adecuado desarrollo de la actividad”, apunta Gerardo Giménez, director de arquitectura de la compañía en Barcelona.

Esto marca una clara tendencia de futuro. “El diseño de los espacios tratará cada vez más de hacer convivir lo real con lo virtual, los espacios orientados a las necesidades propias de la actividad y del profesional, obviando los niveles jerárquicos”, dice Gener. Y añade que “hablaremos cada vez más de entornos y no de espacios, que se diseñarán en la medida de requerimientos puntuales, en función de las necesidades del momento y de la actividad a desarrollar y en los que la flexibilidad y polivalencia serán factores clave, junto a las prestaciones tecnológicas”. Giménez va un paso más allá y cree que “las oficinas acabarán siendo el punto de encuentro de los profesionales que trabajan en la compañía, donde se fomentará la comunicación, la interacción y desarrollo profesional que de manera directa, reportarán beneficios a las compañías”. De aquí la importancia que ya se está dando a los llamados espacios no productivos, pero que añaden valora los profesionales. Estima que su superficie se ha cuadruplicado en poco tiempo, llegando a situarse en torno al 5% de la superficie total: gimnasio, cafetería ­comedor, zonas de relax, áreas de lectura...

Ambos sostienen que el cambio de ubicación física es una oportunidad única para transformar una empresa, y es el momento idóneo para ir más allá, ser ambiciosos y profundizar en procesos, organización y cultura con el fin de conseguir una nueva empresa, que tenga una mayor capacidad de adaptación y está preparada para lograr los retos del futuro.“La capacidad de adaptación de las empresas a unos entornos cada vez más cambiantes será un valor diferencial respecto a su competencia y sinónimo de supervivencia futura”, puntualiza Giménez.

Respecto al momento actual Gener cree que salimos de un periodo de crisis muy largo en el que las empresas querían menos coste, alquileres más bajos y hacer entrar más personas en menos metros cuadrados. “En los dos últimos años la situación está cambiando y la empresa quiere proyectar una mejor imagen, tanto de cara al cliente externo como al interno (empleado). Que la oficina luzca mejor y sea más productiva. El espacio se percibe cada vez más como un instrumento clave para retener talento y captar clientes. Ejerce un papel primordial”, dice.“Lo que nos piden hoy las empresas, en definitiva, es como compaginar espacios, procesos y personas en un nuevo entorno profesional. Ese es nuestro reto”, concluye Giménez.


El punto de vista de la empresa

Aguirre Newman ha realizado una encuesta sobre el entorno laboral entre las principales empresas ­unas 250­ con las que ha colaborado en los 20 años de historia. Estas son algunas de las conclusiones más importantes:

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: El 96% considera que la estructura organizacional será cada vez más plana y sencilla. Desaparecerán las pirámides que han prevalecido durante muchos años.

RETENCIÓN DEL TALENTO: El 73% opina que el entorno de trabajo es facilitador de la retención del talento. En un estudio realizado entre 1.500 profesionales de 17 países, uno de cada tres afirmaba que con un buen entorno de trabajo crecía su compromiso con la empresa. En el lado opuesto, un tercio afirmaba perder compromiso en un entorno poco adecuado.

DISEÑO DE OFICINAS: El 75% de las compañías confía en el departamento de Recursos Humanos a la hora de definir el diseño de los espacios de trabajo, ya que han recibido el encargo de potenciar el talento interno.

DESPACHOS CERRADOS: El 64% considera que los despachos cerrados desaparecerán por completo salvo niveles de alta direcció no presidencia, un 18% considera que desaparecerán por completo y el otro 18% que se generaran de nuevo para puestos intermedios no directivos. La tendencia es que el director piense cada vez más en el espacio de su equipo que en el suyo propio. También en la creación de espacios colaborativos.

OFICINA SIN PAPEL: El 91% considera que será una realidad en cuestión de tiempo, mientras que un 9% considera que sólo se reducirá en las sedes centrales. A pesar de ello aparecen resistencias, excepto en los millennials. El ahorro en metros cuadrados que se puede conseguir es importante y también en papel. En las empresas este ahorro puede suponer entre el 1 y el 3%de la facturación.

CAMBIOS EN SU COMPAÑÍA: El 55% dice que aplicará una nueva filosofía de entorno de trabajo y cambio cultural, un 27% va hacia un cambio de ubicación y un 18% ampliará su espacio. El porcentaje de quienes quieren cambiar es muy bajo. Esto llegará con el cambio de generación.

 

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