La productividad, tanto personal como organizacional, es uno de los aspectos más cruciales y a la vez más subestimados de la vida laboral. Conseguir aumentarla es el santo grial que ejercitan tanto los directores financieros como los políticos responsables de Hacienda. Según People Management magazine, la palabra con la “P” debe ser también el núcleo de actividad de los profesionales de RH y para ello propone que se conviertan en Jefes de Productividad.


Para ser testigo de la productividad en acción (literal), quizás sea aconsejable un viaje hasta el almacén de Amazon en Rugeley, Staffordshire (Reino Unido). Dentro de este hangar monolítico, como tan bien detallaba Financial Times en un artículo del año pasado, ningún aspecto de la jornada laboral se deja al azar.

Los recolectores y los empaquetadores de Amazon, según el periódico, llevan minidispositivos con navegación por satélite que miden sus pasos a lo largo del día. Se espera que lleguen a caminar 15 millas y, si no lo logran, los supervisores pueden ofrecerles palabras de ánimo (esto es, declaró supuestamente un manager, una forma de "automatización humana").

Puede que este sea un ejemplo extremo. Pero el nivel de productividad, tanto personal como organizacional, es uno de los aspectos más cruciales y a la vez más subestimados de la vida laboral. Conseguir más productividad es el santo grial que ejercitan tanto los directores financieros como los políticos responsables de Hacienda. El ciclo actual de baja productividad en el cual se encuentra estancado el Reino Unido –y que constituye el fondo del estudio reciente del CIPD Estrategia industrial y futuro de las políticas de capacitación en el Reino Unido– actuará como freno tanto para los salarios como para un mayor crecimiento económico, argumentan los economistas.

Los profesionales de RH, sin embargo, raras veces usan la palabra con la “P” (Productividad). Y esto, dice Zoe Spicer, Consultora de RH y Profesora asociada en la Ashridge Business School, es un descuido: “Es la razón por la cual existimos. Podemos influir en la productividad de todo lo que se hace. Conviértete a ti mismo en Jefe de Productividad. Ese es tu rol”.

El problema con la productividad, tal y como dice Susannah Clements, Directora ejecutiva adjunta en el CIPD, es que es fundamentalmente una ecuación económica: resultado dividido entre personas empleadas. “Pero la gente no piensa a ese nivel. Piensan en lo mucho que están trabajando personalmente, no necesariamente en el nivel de eficiencia del trabajo colectivo. Podemos tener una fuerza de trabajo que sienta que está trabajando muy duro y que se merece mayor recompensa por ello. Pero, sin embargo, el modo en que la organización rinde y ofrece productos o servicios a los clientes en contraste con su base de costes puede acabar explicando una historia muy distinta”.

A pesar de que la dimensión para mejorar la productividad a través de las personas puede variar según la naturaleza del negocio (de la intensidad del trabajo y del nivel de habilidades que requiere), se puede encontrar en todas partes. “Si piensas en las claves de la productividad en la organización, son las personas, los procesos y la tecnología”, opina Elissa Coward, Consultora de gestión de talento en PA Consulting. “Se trata de cómo funcionan juntas”.

En cualquier organización, dice Clements, la productividad se basa en entender qué valor estás añadiendo y saber cuán eficiente y efectiva es tu gente al ofrecerlo. Se trata de diseño del puesto de trabajo y de conseguir que la organización trabaje de forma más inteligente. También va inextricablemente ligado al salario (“Sin mejoras en productividad, es difícil afrontar aumentos salariales adecuados”) y al nivel de compromiso del personal.

De todos modos, las noticias recientes sobre productividad son malas, al menos en el Reino Unido. A los economistas les gusta medir el PIB por hora trabajada, indicador que se usa en la Office for National Statistics y la OCDE para hacer comparaciones internacionales, y éste muestra que en el Reino Unido la producción por hora es de 21% puntos más baja que la media del resto de las economías industriales del G7.

Una razón de este declive es que el desempleo no creció tanto como se esperaba en la recesión y ha empezado a recuperarse más rápido que el nivel de producción. Pero la productividad como concepto macroeconómico es algo muy diferente a las mejoras de eficiencia dentro de las organizaciones. “El concepto económico de la productividad no se refleja en nada del sistema contable”, explica Mark Beatson, economista jefe de CIPD. “Desde una perspectiva empresarial es mejor pensar cómo llevarte la mejor oferta. ¿Cuáles son las claves del éxito en tu organización y cómo las relacionas con la cantidad y calidad de personas que implicas en ello?”

Dónde empezar la aventura de conseguir más productividad depende de tu estrategia de negocios, dice Beatson. “RH sólo puede llegar tan lejos sin comprometerse con el negocio en un ámbito más general”. Por ejemplo, ¿la organización está tomando el camino de perfil alto, diferenciándose por la calidad y por el servicio e invirtiendo en capacidades y tecnología? ¿O está tomando el camino de perfil bajo, un enfoque de “vender barato”, donde la ventaja competitiva es el precio, la mano de obra poco especializada y una productividad baja? Ambos enfoques son válidos, dice Beatson, pero el peligro con este último -ya sea para una organización individual o para país en su conjunto- es que alguien va a hacer que sea aún más barato en otro lugar o va a reemplazar a la gente por máquinas.

Bev White es Directora ejecutiva en la consultora de Recursos Humanos Penna. Cuando se dispone a ayudar a las organizaciones con la productividad, normalmente empieza por la gestión del desempeño. “¿Qué Indicadores Clave de Desempeño tienes para evaluar a tu personal de forma coherente en toda la organización?”, dice. “A menudo, cuando las organizaciones son honestas en este tema, se dan cuenta de que no están siendo transparentes y coherentes en el modo en que gestionan el desempeño, lo que lleva a una caída en el compromiso, el desempeño y la productividad”.

Asegurarte de que tienes las habilidades adecuadas es parte probable de la solución, por eso debes asegurarte de que los jefes de equipo descubren en qué es buena la gente y qué han hecho antes en otros momentos de sus vidas, afirma Beatson. El compromiso también es un modo de entrar para RH. La evidencia de que el compromiso conduce a la productividad está muy extendida en todos los sectores de actividad. Las organizaciones con un alto compromiso superan a su competencia en casi todos los aspectos. No es ninguna sorpresa que las comparaciones internacionales en compromiso pongan al Reino Unido muy por debajo de sus mayores competidores.

El sector de los call centre tenía una reputación particularmente mala hace unos años por establecer objetivos de productividad rígidos que penalizaban al personal por ir al baño y les desmotivaban a ser amigables con los clientes. Prit Ahluwalia es un consultor interino especializado en ayudar a las organizaciones a mejorar sus centros de contacto con los clientes. “Aún vemos centros mal conducidos donde para medir la eficiencia los jefes ponen el objetivo en el volumen de llamadas por hora o en el tiempo medio de gestión”, dice. Esta metodología puede hacer caer en la tentación de colgar a los que llaman, o decir que hay “problemas técnicos” para evadir el sistema.

Las medidas correctas, en cambio, pueden mejorar realmente la productividad. Establecer objetivos según el “tiempo listos para el cliente” –el porcentaje de tiempo que los agentes están o bien en una llamada o bien disponibles para la siguiente, es un buen punto de partida, dice Ahluwalia, combinándolo con controles de calidad y feedback de los clientes.

La productividad importa y se puede usar como un impulsor positivo hacia el cambio, incluso en las situaciones más tensas, como bien sabe Jabbar Sardar. En el Cafcass (Servicio de Asesoría y Apoyo Legal a la Familia y a la Infancia), donde es Director de RH, ha afrontado un aumento de un 70% en los últimos 5 años en el número de casos que  tiene que llevar a los tribunales, mientras han recortado un 11% su propia plantilla.

La organización ha mejorado mucho tanto la productividad como la calidad de su trabajo, para afrontar la demanda. Sardar cita varios elementos en la estrategia para lograrlo. El primero fue el trabajo proporcionado. Cafcass se fijó en los elementos esenciales de cada tipo de caso y creó marcos de trabajo revisados que diferenciaban mejor entre los riesgos más bajos y los más altos, y asegurar así una  mejor la asignación de recursos, en vez de permitir que los casos de riesgo más bajo se llevaran tiempo innecesario.

El segundo elemento fue la autorregulación. Esto cubría tareas administrativas simples como las concesiones de gastos y trabajos sociales. Los gastos ya no tienen que estar más controlados por un jefe antes de la concesión, y el 40% de la plantilla con un desempeño “bueno” o “destacado” tiene el permiso de cerrar sus propios casos sin el visto bueno de su jefe directo.

Las mejoras no son siempre tan rápidas y obvias. Bev White de Penna habla de un proyecto que ha tardado 18 meses en mejorar el servicio al cliente en un banco. Pero las oportunidades para RH de hacer una contribución importante están ahí para ser aprovechadas.

“¿Y TÚ QUÉ HACES?” Tres modelos de productividad inesperados

¿Quién es la persona más productiva en Gran Bretaña? Mirad para otro lado, republicanos… Consultancy Brand Finance afirma que Su Majestad la Reina otorga un beneficio anual para la economía de 44.000 millones de libras (53.230 millones de euros) en merchandising, turismo y cédulas reales. Incluso quitando ingresos procedentes del Patrimonio de la Corona, genera cerca de 1.000 veces los 32 millones de libras (38,7 millones de euros) que cuesta mantenerla.

Si pensabas que los alemanes encarnaban la eficiencia industrial, das ist falsch. La planta de coches más productiva en Europa es la fábrica de Nissan de Sunderland, donde 7.000 empleados producirán más de 300.000 vehículos este año. La compañía presume de técnicas japonesas, de buenas relaciones laborales (nunca han tenido una huelga) y de inversión en formación.

¿Por qué los consultores del Sistema Nacional de Salud han tomado directamente el ejemplo de un centro sanitario de la India rural? El Aravind Eye Care System puede que utilicen una manera mejor de operar. Su fundador, el Doctor Govindappa Venkataswamy estaba fascinado por la manera en que McDonald’s servía a sus clientes y aplicó los mismos principios para la atención sanitaria: buscando la manera más eficiente para llevar a cabo cada acción individual, Aravind realiza 370.000 operaciones oculares al año, a una fracción del coste británico y con mejores resultados clínicos.

CONSEGUIR HACER MÁS

Maneras sencillas de aumentar tu productividad:

1. En Thinking, Fast and Slow, Daniel Kahneman cita la investigación realizada sobre las concesiones de libertad condicional por parte de los jueces israelíes, en la que se demuestra que son más indulgentes después de comer. ¿Su conclusión? La gente cansada y hambrienta toma la opción por defecto. Un plátano, con su ración de potasio, puede ser un modo fácil para ayudar a tomar decisiones difíciles.

2. Desconéctate. El sueño está estrechamente ligado con la productividad, pero no hay una cantidad “correcta”, encuentra lo que te funciona a ti.

3. Consigue la aplicación. Hay una razón por la cual la categoría de Productividad es tan enfermizamente popular en iTunes y otras tiendas de aplicaciones móviles. Headspace, una aplicación inglesa que fomenta el mindfulness, ha logrado más de un millón de descargas.

4. Externalízate a ti mismo. Haz una lista de las tareas diarias y busca trabajos que podría hacer alguien más júnior, y aquellos en los que pasas más tiempo preocupándote que haciéndolos realmente. Pero no gestiones las tareas de gestión de personas: “Un buen CEO gestiona a la gente y no hace mucho más”, declara el fundador de Mind Gym, Octavius Black.

5. Rebaja tus expectativas. “Date cuenta de que no puedes llegar a todo. Ese ya no puede ser más el juego”, afirma Graham Allcott, autor de How to be a Productivity Ninja (“Cómo ser un ninja de la productividad”).

 


* Syedain, Hashi. “Productivity, who's working harder?”. People Management magazine, 23/03/2014 (Artículo consultado on line el 30/04/2014).

Acceso a la noticia:
http://www.cipd.co.uk/pm/peoplemanagement/p/paymentgateway.aspx?returnURL=/pm/peoplemanagement/b/weblog/archive/2014/03/23/productivity-who-s-working-harder.aspx&blogid=2&postid=98336

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