Pocos dudan ya de que ciertas distracciones en el trabajo pueden aumentar nuestra eficacia. Pero hay quien argumenta que las tareas banales nos hacen más felices que los verdaderos retos, algo que va contra el ‘estado de flujo’ que habla de verdadera productividad.

 

Es mucho más que estar satisfecho con tu trabajo... Para llegar a lo que se conoce como “estado de flujo” debes ser totalmente productivo y eficiente; aquello que haces debe compensarte y has de estar en situación de satisfacción plena. La felicidad en tu puesto, así, deja de ser un concepto etéreo y abstracto. Se puede medir y –lo que resulta más interesante para tu compañía– es muy rentable.

Aparentemente, son los grandes retos profesionales los que nos provocan ese estado de flujo que nos mantiene absortos en nuestra actividad y nos provoca una enorme satisfacción. Trabajamos para ser felices, con capacidad de realización personal incluso más que de ganar dinero. Con este compromiso, la persona tiene un 57% menos de posibilidades de dejar la compañía, y se esfuerza hasta un 87% más.

Sin embargo, un estudio reciente dirigido por Gloria Mark en la Universidad de California, en colaboración con Microsoft, del que se hace eco The Wall Street Journal, asegura que “las actividades rutinarias, y las tareas sin demasiado sentido o valor, como navegar por la Web, gestionar compulsivamente el correo o visitar nuestro perfil de Facebook, provocan una felicidad laboral asociada precisamente a esas actividades que resultan poco gratificantes o que son banales”.

Ladrones de tiempo

Hay adictos a los mensajes de su smartphone y al propio teléfono; esclavos del correo electrónico o de las redes sociales que sólo pueden pensar en lo inmediato; obsesos de la multitarea, que es todo lo contrario a la productividad... Los correos electrónicos totalmente prescindibles, junto con las reuniones innecesarias e improductivas y los Power Point eternos se clasifican siempre en el podio de los factores principales que causan la pérdida de tiempo en el trabajo.

El estudio de la Universidad de California explica además que los profesionales adquieren un estado de concentración o de mayor enfoque en sus tareas alrededor de las 11 de la mañana –cuando se supone que ya se está preparado realmente– y también se dan algunos picos de “eficacia” justo antes de la comida. El mayor grado de aburrimiento y hastío se alcanza, según la investigación, justo después de la comida, y los lunes.

Otro estudio del servicio de gestión del tiempo WhenIsGood confirma estas teorías sobre la poca idoneidad de los lunes, en este caso para celebrar reuniones, y declara el martes como el más propicio para esto: la mejor hora, las 4 de la tarde, porque si se convoca una junta a las 9 de la mañana, los asistentes tendrán que prepararla el día anterior, o llegarán sin haberla preparado convenientemente. En una reunión convocada a las 9 de la mañana, sólo uno de cada tres es proclive a aprovechar el tiempo.

La investigación de la Universidad de California argumenta además que “las personas pueden pasar gradualmente a ese estado enfocado, y son precisamente las actividades más personales y menos críticas –consultar Facebook o el correo electrónico personal– las que pueden facilitar un alivio lento hacia un estado que resulte más satisfactorio y productivo”.

Curiosamente, Gloria Mark explica que los empleados de una oficina son interrumpidos cada tres minutos (como media), tanto por distracciones “digitales” como “humanas”. También se distraen ellos mismos, ya que aquellos que tienen email revisan su bandeja y la actualizan unas 37 veces cada hora. La cuestión es que hay que esperar una media de 23 minutos para recuperar el ritmo de trabajo y la concentración después de cada interrupción.

Los expertos aconsejan que inviertas el 50% de tu tiempo en ideas, acciones y conversaciones que sepas que te producen los mejores resultados. Pero has de planificar tiempo para que te interrumpan. Eso es inevitable, y debes controlarlo.

Esto tiene que ver con la capacidad para decidir qué es lo importante y lo accesorio. En este sentido, debes determinar la cantidad de tiempo que puedes dedicar a tus actividades. Utiliza listas de prioridades que ayuden a que tu tiempo sea de más calidad. Deja colchones para imprevistos, cambios y desplazamientos.

El anclaje inútil

Algunos expertos sugieren asimismo que permanecer encadenado a la mesa de trabajo no tiene demasiadas ventajas. A menudo disfrutamos de paréntesis creativos cuando nuestra mente se desengancha del problema contra el que estamos luchando o tratamos de resolver, y las grandes ideas y soluciones llegan en ese momento. Un estudio de The British Psychological Society asegura que determinadas distracciones –levantarse del sitio– incrementan los recursos de energía, que pueden invertirse en pensar.

Distracciones eficaces

The New York Times citaba recientemente la investigación de Sabine Schaefer, experta del Max Planck Institute for Human Development de Alemania, quien valora los efectos positivos de levantarse periódicamente del puesto de trabajo y caminar cuando se realiza una actividad intelectual. Así, ciertas pequeñas distracciones en la oficina, lejos de ser una pérdida de tiempo, aumentan la productividad.

En el terreno de la interrupción ha entrado el Energy Proyect, una iniciativa de Tony Schwartz, –autor del libro The way we’re working isn’t working–, especializado en lograr el compromiso de la plantilla, y que interpreta que lo más productivo es hacer pausas cada 90 ó 120 minutos, para satisfacer necesidades mentales, físicas, emocionales o espirituales durante su actividad. Si la gente hace bien su trabajo, no debería preocuparnos que existieran ciertasdistracciones. Lo último que una empresa debería hacer es establecer una regulación que restrinja las actividades lúdicas en horario de trabajo.

Multitarea absurda

* En determinados entornos laborales se favorece que jefes y empleados sean improductivos. Esto se da en organizaciones que permiten refugiarse en tareas rutinarias y fáciles que no aportan nada. Se trata de un presentismo estéril que puede relacionarse con la productividad, y que en muchos casos hasta se recompensa. Es lo que lleva a algunos a quedarse hasta más allá del final de la jornada, porque ‘estar’ se valora más que ‘hacer’.

* El problema empieza cuando cambias lo estratégico por tareas rutinarias que sabes cómo desempeñar. Y se agrava cuando tu organización se convierte en un entorno permisivo con esos comportamientos de poco valor real.

* La multitarea nos quita el hábito de pensar, de analizar en profundidad y tomar decisiones. A los que se refugian en todo esto habría que preguntarles si se les paga por enviar correos electrónicos y acudir a reuniones inútiles o más bien reciben su sueldo por tomar decisiones y resolver problemas.

* Quienes practican la multitarea inútil deberían tener en cuenta las conclusiones de un estudio reciente de la Universidad de Londres que concluye que el uso repetido y abusivo del correo electrónico y de los mensajes de texto reduce en una media de 10 puntos el coeficiente intelectual de quienes caen en estas actividades prescincibles.

* Gran parte de las ocupaciones sin apenas valor que se dan en las organizaciones llegan porque hemos pasado de ser usuarios de la tecnología a convertirnos casi en sus prisioneros. La facilidad de uso la convierte en un arma de doble filo. Quien invierte excesivo tiempo en analizar correos electrónicos debe saber que este exceso de información provoca precisamente desinformación. Si se suman los ‘emails’ verdaderamente importantes, los cientos de ellos irrelevantes y el correo basura, se puede hablar de pérdidas de tiempo de entre 50 minutos y una hora en cada jornada.

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