Nuevas investigaciones indican que el lugar donde se sientan las personas en una oficina afecta directamente a su desempeño, su creatividad y al desarrollo de sus habilidades. Según The Wall Street Journal, algunas empresas ya han empezado a experimentar con cambios en la disposición de los asientos de la empresa y obtienen resultados.

Mover a los trabajadores de mesa en mesa cada pocos meses, desperdigar a los que hacen el mismo tipo de trabajos y repensar cómo se disponen los departamentos unos al lado de otros, dicen algunas empresas que puede mejorar la productividad y la colaboración.

Los partidarios de esta teoría dicen que dichos experimentos no sólo suponen bajos costes, sino que además pueden ayudar a mejorar los balances de una empresa, incluso si algunos trabajadores quedan descontentos por el camino.

En los últimos años, muchas compañías han pasado a tener plantas abiertas sin sitios asignados, sacando a los jefes de sus despachos y colocando juntos a los trabajadores en mesas comunes. Pero algunas compañías (especialmente pequeñas start-ups y negocios tecnológicos) están llevado esa tendencia aún más lejos: microgestionar quien se sienta al lado de quien con el propósito de conseguir más de los empleados.

“Si yo cambio la estructura jerárquica de la organización pero tú te sientas en el mismo sitio, no se logra mucho efecto”, dice Ben Waber, Director General de Sociometric Solution, una compañía de Boston que usa sensores para analizar los patrones comunicativos en el lugar de trabajo. “Si mantengo la estructura jerárquica de la organización pero a ti te cambio de sitio, eso va a cambiarlo todo”.

Waber dice que el vecino directo de un trabajador supone entre el 40% y el 60% de todas las interacciones que tendrá dicho empleado durante el jornada, desde charlas cara a cara hasta mensajes de e-mail. Sólo hay entre un 5% a un 10% de posibilidades de que los empleados interactúen con alguien dos filas más lejos, según sus datos extraídos de compañías de las industrias minorista, farmacéutica o financiera.

¿Quieres hacerte amigo de alguien de otra planta? Olvídalo. “Solo hablarás con ellos cuando tengáis una reunión”, dice Waber.

Las empresas deberían pensarse bien donde colocan a las personas, según los expertos que estudian diseño de oficinas y psicología organizacional. Agrupar a los trabajadores por departamentos puede fomentar la concentración y la eficiencia, según Christian Catalini, un Profesor de la Sloan School of Management del Massachusets Institute of Technology, pero mezclarlos también puede aportar innovación.

En su disertación, Catalini examinó el impacto de la proximidad en un campus académico de París. A causa de problemas relacionados con el uso de amianto en sus instalaciones, tuvieron que repartir en diferentes lugares a unos científicos del campus; el resultado fue más experimentación, explica. La sacudida produjo algunas malas ideas, pero también más avances.

MODCo Media, una agencia de publicidad de Nueva York, ha probado tres tipos de disposición de asientos durante los últimos años. Durante seis meses, la compañía mezcló a sus contables con los responsables de compra de espacios publicitarios, con la esperanza de que empezaran a absorberse unos a otros las habilidades por “ósmosis” o “escuchando por encima las llamadas telefónicas”.

El experimento acabó con un ahorro para MODCo de “un par de cientos de miles de dólares en un año”, afirma su CEO Erik Dochtermann, pero fue mal para los contables. Los compradores de espacios publicitarios empezaron a comprender tan bien la vertiente financiera del negocio que MODCo ya no necesitaba un departamento entero dedicado a la contabilidad. Ahora, los responsables de compra de espacios publicitarios “hacen la contabilidad en el mismo momento” y el responsable financiero de la compañía revisa su trabajo, dice Dochtermann.

Otras configuraciones de los asientos han ayudado a inspirar nuevos productos y han acelerado la formación de los nuevos empleados, argumenta.
En la web de viajes Kayak.com, su Cofundador y Jefe de Tecnología Paul English ha bromeado con sus colegas sobre desarrollar un algoritmo que capte todo lo relacionado con su plan de distribución de asientos del equipo de ingenieros.

Él usa a los recién llegados como excusa para alterar la disposición actual y piensa detenidamente en los vecinos inmediatos de cada trabajador. Lo tiene en cuenta todo sobre la personalidad de sus empleados, desde sus preferencias políticas hasta su propensión de llegar temprano al trabajo o, más importante, su propensión para juzgar a los compañeros que llegan tarde.

“Si pongo alguien a tu lado que te resulte molesto o hay un choque total de estilos, voy a hacer que tu trabajo sea deprimente”, afirma.
Young Chun, una diseñadora de producto en Kayak, es una de los embajadores de Paul English en la búsqueda por lograr tener una oficina con “equilibrio de energía”. Autoproclamada como miembro del grupo de los "ruidosos” en Kayak, fue enviada recientemente al departamento de aplicaciones móviles, donde ella misma estima que 90% de los trabajadores eran silenciosos, para hacerlos más habladores.

“La primera semana que estuve allí fue como, ‘Oh Dios mío, podría oír como un alfiler cae al suelo’”, asegura.

Le llevó unas cuantas semanas, pero Chun dice que fue capaz de hacer que el grupo se abriera más y empezara a hablar. Su misión se había cumplido y pronto fue trasladada hacia otra sección de la oficina.

Varios aspectos en la disposición de los trabajadores pueden, de hecho, ser contagiosos, según Sigal Barsade, Profesor de Gestión en la University of Pennsylvania’s Wharton School. “La gente pilla literalmente las emociones de los demás como si fueran un virus”, dice. Su investigación ha descubierto que el estado emocional menos contagioso es el marcado por la baja energía y la pereza. El más contagioso es un estado calmado y relajado (y que ella ha bautizado como “el estado California”).

Las personas con temperamentos emocionales parecidos trabajan mejor juntas, dice Barsade. Pero si un manager intenta que un trabajador estresado se anime, la mejor estrategia es rodearle de  gente alegre y con energía.

Sin embargo, mezclar a la gente constantemente tiene sus consecuencias. Barsade dice que moverse de mesa en mesa puede hacer sentir a los trabajadores que tienen poco control sobre su entorno. Y algunos experimentos en la configuración de asientos pueden tener efectos negativos.

Durante unos cuatro años, los empleados de HubSpot, una compañía de software de marketing de Cambridge en el Estado de Massachussets, cambiaban de asiento aleatoriamente cada tres meses. Dicha estrategia quería transmitir la ausencia de jerarquía de la empresa, la cual según HubSpot explica era especialmente útil para contratar a los millenials. Finalmente, la compañía añadió alguna estructura en la disposición, como separar a los trabajadores en grupos según si eran ruidosos o silenciosos.

Pero cuando HubSpot decidió agrupar a sus ejecutivos en una parte de la oficina, el feedback de los empleados fue negativo. Los jefes se sintieron más eficientes y les gustaba poder charlar sin tener que solicitar reuniones formales, pero el resto de empleados sintieron que sus responsables directos se habían ido demasiado lejos. Dicho cambio fue revertido al cabo de seis meses.

Los empleados actualmente conocen el proceso de traslados casi al dedillo, explica el Director de Tecnología y Cofundador de HubSpot, Dharmesh Shah, desconectando sus teléfonos y haciendo rodar sus archivadores hasta sus nuevos lugares con la mayor rapidez.

Pero con el crecimiento de la empresa que actualmente tiene 600 empleados, la firma se encuentra ahora con un nuevo problema: nadie puede acordarse de donde se sienta cada uno.

Los estados de ánimo de la oficina

Las investigaciones indican que el temperamento puede ser contagioso. Estos son los cuatro estados de ánimo que puedes encontrarte entre los trabajadores:

• - Calmados y relajados: experimentan menos conflictos y sienten que su rendimiento es mejor. Es el estado de ánimo más contagioso para el resto de empleados.
• - Estresados y ansiosos: la frustración, el enojo y la hostilidad son el segundo estado más contagioso.
• - Alegres, con mucha energía: como con el estado de calma y relax, los alegres tienden a ser más cooperativos. Pero comparándolo con los dos estados anteriores, la calma o el estrés se enganchan más entre los empleados que la alegría.
• - Perezosos, sin energía: un empleado desganado, en estado letárgico, es menos probable que contagie a los demás.

Feintzeig, Rachel. “The New Science of Who Sits Where at Work”, The Wall Street Journal. 08/10/2013 (Artículo consultado on line el 30/10/2013)

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