Notícies de les organitzacions associades

Aquest és l'espai dedicat a les notícies relacionades o que generen les organitzacions associades a la Fundació Factor Humà

Des del punt de vista del mapa de processos, la docència i la recerca són els processos clau en les organitzacions universitàries i les persones del col·lectiu del Personal d’Administració i Serveis (PAS) realitzen processos de suport necessaris per realitzar la missió d’aquestes organitzacions i donar un servei de qualitat als estudiants.

Per què és important disposar d’un sistema de gestió amb les persones per competències a la nostra organització? Disposar d’aquest sistema permet objectivar les actuacions en l’àmbit de Recursos Humans i Organització i definir què s'espera de cada lloc de treball, cercant la màxima adequació possible entre les competències requerides i les competències de les persones que ocupen aquests llocs la missió transversal de les quals és el suport a la docència i la recerca.

Objectius

En els darrers anys, moltes organitzacions públiques i privades han adoptat l'enfocament de gestió per competències com una de les orientacions més consistents per gestionar persones.

El compromís de la nostra universitat amb la qualitat i l'excel·lència en els serveis que ofereix implica la millora contínua de la conducta de les persones que els porten a terme i, en aquest cas, del col·lectiu del personal d'administració i serveis, pel que fa a la gestió. A més de saber què fer, disposar de reglaments i de procediments, tenir les habilitats necessàries per executar-los i la voluntat de fer-ho bé, cal integrar totes aquestes conductes en un context complex i global, i això és justament el que ens ofereix el model de gestió de persones per competències.

Aquest model ens permet objectivar les actuacions tant de l'Àrea de Recursos Humans i Organització com dels caps de les unitats administratives en l'exercici del rol de direcció de persones i, mitjançant la definició del perfil competencial de cada lloc de treball, definir què s'espera d'aquest, cercant la màxima adequació possible entre les competències requerides i les competències de les persones que l'ocupen.

Descripció del nostre treball

Establir el sistema de gestió de persones per competències ha estat l’objectiu d’un projecte iniciat l’any 2009 fins l’any 2011. El treball l'ha portat a terme un equip constituït per tècnics de l’Àrea de Recursos Humans i Organització i amb la col·laboració d’una consultora experta externa. L’equip ha seguit la metodologia de gestió de projectes per assolir l’objectiu marcat.

El procés i la feina realitzada per l’equip:

  • • Identificar la finalitat del sistema
  • • Identificar els àmbits d’activitat per a l’aplicació del sistema: el disseny de llocs de treball, la selecció, la provisió, la formació, el desenvolupament, etc.
  • • Identificar els instruments tècnics necessaris per aplicar el sistema
  • • Elaborar un glossari de Recursos Humans que permeti compartir conceptes internament en el grup i amb la resta del col·lectiu del Personal d’Administració i Serveis
  • • Elaborar el diccionari de competències del PAS de la UPF, que és el repertori que compila, defineix i descriu el conjunt de competències necessàries per a l’eficàcia de les conductes professionals del PAS a la UPF.
  • • Compartir el diccionari amb l’equip directiu de cada àrea de gestió i recollir observacions
  • • Identificar els diferents perfils competencials tipus i la seva adaptació als diferents llocs de treball
  • • Identificar els àmbits funcionals en què podem classificar els diferents llocs de treball del PAS.
  • • Identificar els procediments interns de gestió afectats per la implementació del sistema i els que cal canviar i modificar.
  • • Elaborar el pla de comunicació per fer difusió d’aquest sistema de gestió
  • • Establir un procés intern de recull d’incidències que millori els nous instruments tècnics: diccionari i perfil competencial.
  • • Identificar els aplicatius informàtics de suport a la gestió del sistema

 

Els instruments tècnics:

Diccionari de competències

S’han identificat 13 competències tècniques. Entenem per competència tècnica la que acredita els coneixements bàsics en matèries, procediments i eines que es consideren imprescindibles per al desenvolupament de les funcions determinades a un lloc de treball. El diccionari comprèn també 13 competències personals que fan referència als aspectes de relació i d'acompliment comuns a tots els llocs de treball i tenen diferent grau de presència i d'intensitat.

S’han identificat diferents nivells en l’assoliment de la competència. Especialment, per a cada competència personal, s’han identificat cinc nivells –inicial, preconsolidat, consolidat, expert i mestre- i a cada nivell s’han associat entre tres i cinc indicadors que són les conductes observables. La tasca de descripció d’aquestes competències ha estat exhaustiva arribant a descriure les habilitats, informacions, conceptes i actituds per a cadascun dels nivells identificats.

Perfil competencial

Entenem que el perfil competencial és el conjunt de competències tècniques i personals de què ha de disposar una persona en un grau determinat per l'acompliment efectiu de les funcions d'un lloc de treball.

S’han identificat els següents perfils competencials:

  • • Llocs amb funció directiva: cap de servei, cap de secció i coordinador d’àmbit
  • • Llocs amb funció tècnica: tècnic superior, tècnic mig i tècnic bàsic
  • • Llocs amb funció administrativa: coordinador de processos, de suport a la direcció i lloc base.
  • • Llocs amb funció auxiliar de serveis.

Per cada perfil competencial s’ha identificat el nivell que es requereix per cada competència, tant personals com tècniques. Pel que fa a les competències personals, s’identifiquen les competències clau, és a dir les competències personals imprescindibles o essencials per a l'acompliment de les funcions i dels objectius d'un determinat lloc de treball i també es presenta gràficament el ventall de desenvolupament.

Identificació dels àmbits funcionals

S’han identificat 10 àmbits funcionals per agrupar els llocs de treball que tenen assignades finalitats i/o funcions comunes i per a l'ocupació de les quals es requereix un perfil de competències professionals comunes que estaran determinades per un conjunt de coneixements i/o destreses i/o actituds comuns.

Disposar d’aquesta agrupació facilita l’elaboració de plans de formació específics per àmbits funcionals amb una clara identificació de les necessitats dels seus destinataris.

Aplicatiu informàtic per a la gestió del sistema

El sistema de gestió per competències requereix d’un aplicatiu informàtic que reculli per una banda el diccionari i els perfils competencials, de manera que cada lloc de la relació de llocs de treball del PAS tingui la informació associada de quin perfil es demana pel càrrec, així com la seva missió. D’altra banda ha de poder permetre registrar els resultats de l’avaluació del perfil competencial de cada persona i per a diferents necessitats; tant dels processos de provisió com dels processos d’avaluació que s’estableixen com activitat prèvia i posterior a la participació en plans de formació. L’aplicatiu de gestió pel qual ha optat la UPF és el sistema integrat Hominis (Universitas XXI), amb el qual actualment els mòduls de gestió de competències i avaluació estan en fase de validació de l’anàlisi funcional.

 

Resultats i conclusions

En el moment en què es disposa del sistema i dels instruments tècnics bàsics, es requereix d’un procés per aplicar-lo i compartir-lo, així com d’altres eines necessàries per als diferents àmbits d’aplicació: selecció, formació... En aquests moments s’està en la fase d’aplicació i de recull de les incidències en aquesta acció que ens permeten millorar els instruments.

El pla de comunicació, a banda de les accions de difusió genèriques, per a nosaltres pren una força fonamental poder-lo explicar a través de l’exemple de la descripció de cada lloc de treball i per tant compartir amb el comandament i amb la persona que l’ocupa el perfil associat a cada lloc de manera que la feina tècnica feta per una banda i l’aplicació en les activitats de l’Àrea de Recursos Humans i Organització tingui una raó de ser també per a la persona que ocupa el lloc.

El sistema és potent perquè permet concretar en termes professionals allò que s’espera de cada lloc de treball i, en conseqüència, de les persones que els ocupen, en el marc de la millora contínua del servei que presta tot el col·lectiu del PAS i que en definitiva és el suport a la funció de la docència i la recerca, processos clau en la missió de la nostra organització, ja sigui en una posició de front office i servei directe com la biblioteca, secretaries de centre i de departament, informàtica o de servei indirecte com les persones que, per exemple, fan la gestió econòmica.

Els instruments tècnics que hem descrit, diccionari i perfil competencial, han estat crucials i la innovació del treball consisteix exactament en el nivell de concreció i detall de les competències de manera que l’avaluació sigui el màxim d’objectivable. Per posar uns exemples en l’acció de provisió d’un lloc de treball o en la d’avaluar el gap entre el perfil requerit pel lloc i el de la persona per dissenyar un itinerari de formació. D’altra banda el diccionari per molt nivell de concreció que contempli no tindria sentit si no disposem del perfil competencial on concretem els nivells de cada competència per a cada lloc i quines són les clau. Entenem que el sistema és potent per al cicle permanent d’avaluació permetent autoavalar-nos i contrastar la nostra percepció amb els nostres caps i establir objectius permanents de millora en la nostra actuació professional.

Subscriu-te gratuïtament als nostres butlletins

Rep notícies i idees en Recursos Humans.
Subscripció

Utilitzem cookies per oferir a les nostres visites una millor experiència de navegació pel nostre web.
Si continues navegant, considerem que acceptes la seva utilització.