Notícies de les organitzacions associades

Aquest és l'espai dedicat a les notícies relacionades o que generen les organitzacions associades a la Fundació Factor Humà

Eliminar tres reuniones a la semana aumenta la productividad en un 70%. Estudios aseguran que tener el día lleno de reuniones es sinónimo de bajada de la productividad. Expertos de la Universitat Oberta de Catalunya abogan por preponderar los encuentros virtuales por encima de los presenciales siempre que sea posible. 

El Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) ha publicado un estudio que asegura que si hubiera tres días sin reuniones a la semana, la productividad de la empresa aumentaría un 73%. Además, esta reducción también tendría un efecto muy positivo en la salud mental de la plantilla, puesto que se estima que el estrés se podría llegar a reducir un 57%.

La investigación no es la única que apunta en esta dirección. Un estudio de Harvard concluye que el 70% de las reuniones impiden que los trabajadores hagan un trabajo productivo. Además, los autores aseguran que, si bien ya hubo una disminución del 20% en la duración media de los encuentros laborales durante la pandemia, en número aumentaron un 13,5%. Finalmente, también se ha detectado que los directivos acabados de ascender tienen casi un tercio más de reuniones que los más experimentados.

En esta misma opinión se alinea el profesor colaborador de los Estudis d’Economia i Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) Manel Fernández Jaria. Además, el experto señala que la relación entre las reuniones digitales y la disminución del estrés tiene mucho sentido, puesto que “en este tipo de encuentros virtuales hay más concentración hacia el tema que se está tratando, y son menos importantes los aspectos complementarios, como por ejemplo la posición, la ropa, los elementos accesorios, los saludos al comienzo, etc.”. “El lenguaje no verbal es menos relevante en las reuniones en línea, y esto puede contribuir a reducir los niveles de estrés que provoca la presencialidad”, añade.

El experto defiende la virtualidad de las reuniones por varias razones: se concreta mucho más el objetivo, se escucha con más atención, se respetan los turnos de palabra y escucha, y se reducen las interrupciones.

Otro estudio reciente publicado en la revista Nature revela varios datos interesantes. Los investigadores Melanie Brucks, de la Universidad de Columbia, y Jonathan Levav, de la Universidad de Stanford, concluyen que las reuniones en pantalla son muy efectivas para centrar nuestra atención, puesto que, como que estamos pendientes de la pantalla, dejamos de prestar atención a otros estímulos y, en este sentido, la efectividad aumenta.

Sin embargo, parece que esta concentración reduce la capacidad de creación y surgimiento de ideas, por lo cual los investigadores afirman que las reuniones virtuales son menos productivas en los procesos creativos. En última instancia, esto significa que, según el objetivo del encuentro, puede ser más apropiado un modelo de reunión u otro.



Los errores que hacemos con las reuniones

1) REUNIONES INNECESARIAS O CON FORMATOS POCO ADECUADOS

Este es uno de los principales factores a tener en cuenta. “Lo más importante es que sean realmente necesarias y que el formato sea lo más adecuado para la finalidad perseguida”, afirma Eva Rimbau Gilabert, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC e investigadora del Digital Business Research Group (DigiBiz).

“Por ejemplo, hay el mito que las lluvias de ideas se hacen mejor en reuniones presenciales, pero, en realidad, las primeras etapas de generación de ideas dan más resultados si se hacen de manera asíncrona (sin ningún tipo de reunión). Después sí que es útil reunirse para evaluar, cribar y perfeccionar las ideas seleccionadas”, añade la experta.

2) REUNIONES SORPRESA

No es una buena idea hacer reuniones sorpresa o con temas que no sabemos previamente que trataremos. Tanto el profesor Fernández Jaria como la profesora Rimbau coinciden en la importancia de presentar el orden del día de cualquier reunión con suficiente antelación.

3) IMPUNTUALIDAD

Hay que empezar las reuniones con puntualidad aunque no estén todos los participantes (no se tiene que premiar la falta de puntualidad). Por lo tanto, hace falta que la reunión empiece a la hora pactada.

4) DESORDEN

Hay que seguir el orden del día y asegurarse que hay acuerdos o tareas asignadas en relación con cada punto. Una agenda adecuada tiene que contener entre tres o cuatro puntos. Hay que concretar acuerdos o tareas al final de la reunión.

5) DEMASIADO LARGAS

Ajustar la duración a los objetivos perseguidos. También se tiene que evitar que sea demasiado larga.

6) CON GENTE QUE NO HACE FALTA

Mantener el mínimo número de asistentes posible. Incluir solo las personas cuyo conocimiento sea realmente necesario. Lo más adecuado es que haya entre tres y cinco participantes. Además, hay que promover activamente la participación de todos los asistentes, especialmente los que asisten en remoto en una reunión híbrida.

Es un error importante también el hecho de no respetar los tiempos durante las intervenciones de cada miembro.

7) MULTITAREA

Hay que evitar las distracciones y la multitarea durante las reuniones. Si varias personas están mirando el móvil o haciendo otras cosas, no avanzaremos.

8) MAL MOMENTO

Es un error fijar la reunión para el final de la jornada y en lunes. Las primeras horas del día son el mejor momento para el trabajo intenso individual, las reuniones se pueden situar perfectamente al final de la jornada. El lunes es un día excelente para tener tiempo a lo largo de la semana de cumplir los compromisos.

9) NO HACER SEGUIMIENTO

Si hacemos reuniones y reuniones pero nadie hace un seguimiento de los acuerdos a los cuales se ha llegado a las reuniones, de poca cosa servirán.

 

Articles relacionats / Artículos relacionados

 

Subscriu-te gratuïtament als nostres butlletins

Rep notícies i idees en Recursos Humans.
Subscripció

Utilitzem cookies per oferir a les nostres visites una millor experiència de navegació pel nostre web.
Si continues navegant, considerem que acceptes la seva utilització.